やりたいことがでてきたり、今の仕事が辛いなど、退職の理由はひとそれぞれ。
でも退職の際に必要になってくるのが、「後任者への引き継ぎ」ではないでしょうか。
就いている仕事の内容にもよりますが、自分がこれまで担当してきた業務を、残された人たちや、新しく入った人に引き継いでもらうことになります。
その際、やはり後を引き継ぐ人たちが困らないように、スムーズで抜けなく引き継ぎを行うことは退職者の義務でもあるかと、私は思っています。
もちろん、家庭の事情や病気など、急遽退職や休職しなければならない時もありますよね。
そんな場合は仕方がない部分があるかもしれません。
ですが、そうではない場合には、できるだけきっちり後任者や後に残るスタッフが、困らないように引継ぎたいものですね。
そのためには、どんなことにポイントを押さえて引継ぎを行なえば良いのでしょうか。
また、どれくらいの期間を考えて退職を決めるもが妥当なのでしょうか。
ここでは、「仕事の引き継ぎに必要な期間とスムーズにするためのコツ」をご紹介します。
仕事の引き継ぎ期間って実際みんなどれくらい？
ところで、仕事を後任者へ引き継ぐ際、どれくらいの期間を設けているケースが多いのでしょうか。
また、どれくらいの期間があれば良いのでしょうか。
そのあたりの実際を調べてみました。
期間が1週間は短すぎる？
・引き継ぎ期間は1～2日が普通
・1～2週間のところもあるし、1カ月のところもある
・引継ぎが全くなかった
・1カ月は必ず前任者と重なるようにしているという管理者もいる
調べてみると、上記のような感じでした。
全体的には、引き継ぎの期間は1週間前後のケースは結構目立つ印象です。
また、全く引き継ぎの期間がないというケースも少なくないんですね。
退職などのタイミングと、後任となる人員の確保のタイミング合わせが難しいのでしょうか。
しかし、引き継ぎ期間が短いと、やはり後任者が困っているというケースは多いようです。
一方、引き継ぎが数日なのが普通だけれど、但し引き継ぎ書がしつかりしているため大丈夫というケースも。
期間が長すぎるのも問題？！その理由とは？
一方、退職の希望を1カ月以上前、あるいは3か月も前から伝えて、引き継ぎ書も万全に用意していたのに、うまくいかなかったというケースもあるようです。
退職の希望は早く伝えていたものの、上司が後任者を探し始めるのが遅かったなどがあるんだとか。
こちらがいくら前準備をして、できるだけ後の人が困らないようにと配慮しても、上司のところで止まってしまっては手も足も出ませんね…
なので、業務の内容的に必要な引き継ぎ期間を踏まえつつも、長すぎず短すぎずのタイミングで、明確に退職の意思を伝えておくことは重要そうですね。
後任者が不安に思うこととは？
また、引き継ぎを受ける側、つまり後任者が不安に思うことについてもまとめてみました。
1、一人でやっていく自信がない
・説明だけ受けて、体験する間がなかったりすると、いざ一人になった時に何もできない。体験するのと見るのとでは違う。
2、何をして良いのかわからない
・その場その場で教えられるので、全体の流れがつかめない。
3、引き継がれた内容を覚えきれない
・要点ではなく、枝葉まで細かく教えられて、頭いっぱいになる。
4、引き継ぐクライアントとの関係への不安
・前任者が担当していたクライアントのことが全然わからず、どう介入して良いのかわからない。
5、引き継ぎの内容に問題あり
・引き継ぎ書はあるものの、手順的なことしかなくて、業務の目的などが全く書かれていない。
そのため、各作業を何のためにやるのかがわからないので、やっても意味をなさず、やっただけになる。
こんな感じです。
確かに、自分が引き継ぐ立場だと、本当に不安ですよね…
これらも踏まえ、引き継ぎをスムーズにするために押さえておきたいことを次にご紹介します！
これでばっちり！仕事の引き継ぎをスムーズにするポイントは7つ！
マイナビニュースの2014年に投稿された記事の中に、ベストチーム・オブ・サ・イヤー実行委員会のよる「仕事の引き継ぎ」に関する調査が紹介されていました。
○ベストチーム・オブ・ザ・イヤーとは？
「ベストチーム・オブ・ザ・イヤー」は、その年に最もチームワークを発揮し、顕著な実績を残したチームを毎年「いいチーム（11/26）の日」に表彰するアワードで、2008年に始まりました。実行委員会は、日本の組織が持つ「チーム力」を、精神論的な一致団結のチームワークだけではなく、組織もメンバーも成長でき、論理的にチームを作り上げる方法を提案しています。その認知向上と理解促進のためアワードを開催しています。
引用元：ベストチーム・オブ・ザ・イヤー
マイナビニュースに紹介されていた内容をみると、
・チーム・メンバー間の情報共有がしっかりしていてフォロー体制が整っていること
・前任者の引き継ぎの仕方が良かったこと
・引き継ぎの時間が十分にあったこと
・マニュアルなど書面での引き継ぎ内容がしっかりしていたこと
上記のようなことが引き継ぎがスムーズであった理由として大きいようである。
原文はこちら↓
約半数が回答した「引き継ぎで一番大切なもの」-「マニュアル」は2位
抜けなくスムーズに引き継ぎを行う7つのポイント
上記に紹介されていた内容と、独自で調べた結果や自身の体験も踏まえて、引き継ぎをスムーズに抜けなく行うために重要なポイントを7つあげてみました。
1、退職の意思を伝えるタイミング
自分自身の今の業務や担当していることは、どれくらいの期間があれば後任者に引き継げそうかはだいたいわかるはずです。
どうにも事情で急に退職しなければならない場合は仕方がないかもしれません。
ですが、そうではない場合には、できるだけ後に残る人たちのことや、関係する人のことも考えたいところです。
たとえその職場が嫌で辞めるにしても、お世話になった職場であるには違いありません。
助けてくれた仲間もいるかもしれませんものね。
ただ余裕をもって伝える場合、この日には必ず退職するという意思も合わせて伝えておくことも重要です。
そこが曖昧だと引き延ばされる可能性も。
2、担当のクライアントが存在する場合のフォロー
もし担当しているクライアントなどがいるならば、担当者が変わることへのフォローも重要。
突然担当者が変わることはクライアントにとっても非常に不安なものです。
私は仕事がら、医療福祉サービスを利用されている方との関りが多くあります。
その方々からよく聞くのは、担当者が突然変わり、以前のようにサービスが受けられなくなったという話。
突然担当者が変わるとなった時、かなり不安になる人も多いですし、状態が大きくくずれる人も。
中には、前任者が、かなりいろいろやっていたが、それが引継ぎされていなくて、突然これまでしてもらえていたことがしてもらえないというケースも。
会社のルールでできないことがあるのは仕方がないかもしれません。
ただ、これまでしていた事実があるならば、フォローは必要なんですよね。
利用者さんは全然悪くないのですから。
フォローというのは、後任者や残っている人達だけでするのではありません。
退職を考えた時点で、自分がいなくなった後も安心して支援を受けられるように関わりを考える必要があるのです。
3、チームや同僚の協力を得る
自分が退職などでいなくなった後、後任者は1人で全部することになります。
しかし、やはり慣れてくるまでは戸惑うことも多いし、それが辛くて辞めたくなる人も実際にいます。
そのため、しっかりと情報共有を行い、周囲のフォローも欠かせません。
周囲のフォローにより、後任者が安心して業務を進めていけるようになることは、その職場全体が助かることにもつながるはず。
ですから、同僚やチームの協力を得ておくことも大切ですね。
4、どこまでしていて何を引き継いでもらう必要があるのか明確に
今担当している仕事、業務は、中途半端なものはなるべくなくしておくことが大切。
でも、どうしてもそういうわけにはいかず、後任者に引き継ぐしかないものもありますよね。その場合は、何をどこまでやっているのか、どこからしてもらえば良いのかはきっちり整理して引き継ぐことが大切です。
5、仕事の流れで絶対しておくべきことの明確化
あまりに簡素化されているのも役に立ちませんが、細かすぎるのもわかりずらいです。
枝葉のことまで事細かに説明していると、前任者は説明したという達成感があるかもしれません。
ですが、後任者は最終的に「結局何が一番重要なんだ？！」となってしまうのです。
なので、業務の全体像と、優先的に行うべきこと、その理由などははっきりさせておくことは重要です。
とくに、することだけではなく、何故するのか。
ここがしっかり腑に落ちていれば、手順的な部分はどうにかなることも多いです。
6、説明だけではなく後任者に体験してもらう機会をもつ
説明はどんなにわかりやすくても、いざ一人でやろうとするとわからないことは多々出てくるもの。
見ている時は、できそうに思うのだけれど、実際やってみようとすると頭が真っ白なんてことも…
なので、説明しながら全部自分でやってしまうのではなく、一緒に行い、最終的には引き継ぎ期間中に、後任者に一人でやってもらうようにすることは大切ですね。
7、これまでの書類などの整理
どれくらいの期間その任務に就いていたかにもよりますが、書類のまとめ方など自分なりになっていることも多いですよね。
中途半端になっていたり、要らないものがいつまでも残っていて、必要な書類がぱっと見つからないことも。
整理をして自分がいる期間中に後任者に見てもらい、わかりやすいように整えておくことも大切です。
私の場合、委員会の担当を引き継ぐ際、ファイリングしている書類がかなり増えていました。
自分でもよく見ないとわからない状態になっていたのです。
ですから、全部整理し、本当に必要な書類がすぐわかるようにしておきました。
大変ではありましたが、後任者には、助かると言われました。
自分が後任者であれば、やっぱりかなり混乱しますものね…
とここまで7つのポイントをまとめました。
ですが、各ポイントを意識して引き継ぎをしようと思っても、何からして良いかわからないですよね(^^;)
そこで役立つのが「引き継ぎ書」の存在です。
上の方にも少し書いていますが、引き継ぎ書というのは、自分がいなくなった後も、自分がいた頃と同じように業務が引き継がれていくようにするための書類です。
どうしても口頭だけでは、後任者に伝わりきらないですよね。
それに、誤って伝わったりすることもありますし、言った言ってないのトラブルも起こりうるものです。
また、ちゃんと教えてもらったけど忘れてしまったという場合にも、引き継ぎ書を見ればわかるという状態にしておけば、後任者も安心ですよね。
伝える側も、引き継ぎ書に沿って伝えていけば良いので、もれやミスが防げ、効率的です。
とは言え、引継ぎ書の内容に問題があってかえってややこしくなるということもあるもの。
時間を割いてせっかく作った引き継ぎ書がトラブルのもとになるなんて最悪です。
では、どんな点を押さえてつくると良いのでしょうか？
調べてみました！
「引き継ぎ書」はいつつくる？
引き継ぎ書をつくるタイミングは、「退職などその任務を離れることを決めた時点」からです。
できるだけ、早くつくっておけば、後任者に引き継ぐ際、その引き継ぎ書に沿ってできるので、ぐっと楽です。
また、頭で考えて引き継ぎ書をつくるのは案外大変。
なので、自分が日々の業務をこなしながら、実際にしていることを書き出していくのがおすすめなんです。
それに、実際にしていることをそのまま引き継ぎ書に落とし込めばもれもありませんよね。
また、これまでの業務を見直す機会にもなるんです。
これまでは当たり前のようにやってきたことだけれど、人に伝るとなると、「なんでこれをしているんだろう？」など疑問が出てくることもあるはず。
こうして見直しながら引き継ぎ書をつくることで、業務自体に無駄がなくなり、スッキリとした状態で後任者に引き継ぐことができるようになります。
引き継ぎ書に記載するべき7つのこと
引き継ぎ書に記載すると良い内容を以下にまとめます。
1、業務の全体像
・年間を通してすること
・いつ何をするのか
・1日を通してすること
・優先度の高い順に
2、業務の目的や意図
・なぜその業務が必要なのか
・それをするとどういう流れになっていくのか
3、業務内容のそれぞれの手順やタイミング
・各手順を丁寧に書き出す
・初めてする人の目線で書く
・これくらいわかるだろうということも書く
・いつまでに行うのか
・どのタイミングで行う
4、報告・連絡・相談先
・その業務に関する報告・連絡・相談をどこにすれば良いのか
5、各業務の関係者
・各業務にどんな人がどんなことに関わっているのか
・各関係者の連絡先
6、トラブル発生時の対処方法
・起こりやすいトラブルとその対処法
・注意した方が良いこと
・これまで体験したトラブルとどう対処したか
7、関係する必要なデータや書類の在りか
・どのデータ、書類がどこに保管されているのかわかりやすく
・各業務にどの書類やデータが必要なのか
こう書くと、ちょっと大変そうに見えますね。
でも、上記の点を押さえつつ、できるだけ早い段階で引き継ぎ書の柱を書き出してみて下さい。
そうすれば、後は実際の業務をして確認しながら追加修正をしていくうちに出来上がります。
引き継ぎ書は、期間が終了する前に余裕をもって、後任者に見てもらっておくようにします。
こうして、わからないところや抜けているところを修正して仕上げます。
ただ、ここで注意はひとつ。
丁寧に詳しく書くのは良いのですが、あまりに情報量が増えすぎると読み手が苦労します。
なので、できるだけ、必要なことは押さえつつコンパクトにという視点も大切です。
チーム・メンバーにも見てもらっておくと良いですよね。
まとめ
これまでお世話になった職場。
例え、辞める本当の理由がその職場が辛いということであったとしても、そこには一緒に仕事した仲間がいます。
私も、当時は大変だったし辛いこともあったけど、振り返ればやっぱりそこでの仕事の経験があるから今があると思えることもたくさんあるんですよね。
そんな職場に残る人たちや、関係する人たちが困ることのないようにしたいものです。
この記事で特に重要としているのは、
「引き継ぎ書をの活用とタイミング」
これを押さえておけばきっとスムーズに引き継ぎができ、かつ業務もコンパクトかつ良い意味で濃密になり喜ばれること間違いなし！
